Markkinointikulut ja edustuskulut on helppo sekoittaa toisiinsa. Usein niitä syntyy hyvin samankaltaisissa tilanteissa. Kuitenkin ne ovat eri asia ja määritellään eri tavoin vähennyskelpoisiksi tai –kelvottomiksi.
Edustusmenot tarkoittavat yrityksen ulkopuolisiin henkilöihin kohdistuvia kuluja.
Esimerkiksi asiakkaan tai liiketuttavan lounaalle vienti, liikesuhteen parantamiseksi. Vastaavat hankinnat henkilökunnalle eivät ole edustuskuluja. Ne lasketaan virkistyskuluiksi tai vähennyskelvottomaksi yksityiskuluksi.
Markkinointikulut ovat usein vähemmän ”henkilökohtaisia” kuin edustuskulut.
Esimerkiksi markkinakulujen eroavaisuudesta edustusmenoihin on lahjat. Edustuslahjaksi lasketaan yksilöä silmällä pitäen valittu lahja, joka useimmiten annetaan vain yhdelle tai kahdelle henkilölle. Jos kyseessä taas on yleinen lahja, joka jaetaan useammalle asiakkaalle, kyseessä on markkinointilahja.
Kulujen eroa voidaan myös havainnollistaa vertaamalla markkinointitilaisuutta ja edustustilaisuutta. Edustustilaisuus on usein suljettu, jonne kutsutaan vain tietyt henkilöt. Tilaisuuteen voi sisältyä esimerkiksi uuden tuotteen esittely ja yleistä seurustelua. Markkinointitilaisuuksiin on pääasiassa vapaa pääsy, ja niiden tavoite on kasvattaa yrityksen ja sen tuotteiden tunnettavuutta. Pitää kuitenkin olla tarkkana! Markkinointitilaisuus voi myös olla suunnattu etukäteen valikoidulle, rajatulle kohderyhmälle, samaan tapaan kuin edustustilaisuus.
Markkinointikulut ovat useimmiten vähennyskelpoisia, kunhan ne liittyvät verolliseen toimintaan arvonlisäverolain mukaisesti. Markkinointikulujen vähennyskelpoisuutta tarkastellessa huomioidaan 3 asiaa: tilaisuuden luonne ja tarkoitus, kulujen luonne ja osallistujat. Edustuskulut ovat huomattavasti rajoitetumpia. Edustuskulut ovat vähennyskelvottomia, jos hankinta koskee edustustarkoitukseen tulevaa tavaraa tai palvelua. Arvonlisäverodirektiivin mukaan kustannukset, jotka eivät ole luonteeltaan liiketoimintaan liittyviä, ovat vähennyskelvottomia. Näitä ovat esimerkiksi ylellisyys-, huvi- ja edustuskulut.
